随着私募行业市场环境的变化，各类风险因素带来的问题逐渐显现，例如以囤壳为目的虚设私募基金管理人、股权代持导致对关联方缺乏监管、部分产品先备案再募集等等。为应对和解决私募机构存在的上述新问题，中国证券投资基金业协会（下称“基金业协会”）于去年相继出台了《私募投资基金命名指引》、《中国证券投资基金业协会私募基金管理人登记须知(2018年12月更新)》（下称“《登记须知2018》”），对于私募基金管理人登记备案提出了更为严格的监管要求。
在新的监管背景下，拟备案的私募机构在登记备案过程中有哪些注意事项呢？笔者将从三大方面入手进行梳理。
一、申请机构应自查是否存在“不予办理登记”的情形
根据基金业协会《私募基金登记备案相关问题解答（十四）》（下称“《解答十四》”）、《登记须知2018》的规定，私募机构存在以下情形的，协会将不予办理登记，且自该机构不予登记之日起一年内不接受办理其高管人员担任私募基金管理人高管人员、作为私募基金管理人的出资人或实际控制人：
1.申请机构在申请登记前违规发行私募基金，且存在公开宣传推介、向非合格投资者募集资金行为的；
2.申请机构提供，或申请机构与律师事务所、会计师事务所及其他第三方中介机构等串谋提供虚假登记信息或材料；提供的登记信息或材料存在误导性陈述、重大遗漏的；
3.申请机构主要出资人、申请机构自身曾经从事过或目前仍兼营民间借贷、民间融资、融资租赁、配资业务、小额理财、小额借贷、P2P/P2B、众筹、保理、担保、房地产开发、交易平台等与私募基金业务相冲突业务的；
4.申请机构被列入国家企业信用信息公示系统严重违法失信企业名单的；
5.申请机构的高管人员最近三年存在重大失信记录，或最近三年被中国证监会采取市场禁入措施的。
二、登记备案项目过程中应避免出现“中止办理情形”
根据基金业协会《登记须知2018》的规定，申请机构出现下列两项及以上情形的，协会将中止办理该类机构私募基金管理人登记申请6个月：
1.申请机构名称不突出私募基金管理主业，与知名机构重名或名称相近的，名称带有“集团”、“金控”等存在误导投资者字样的；
2.申请机构办公场所不稳定或者不独立的；
3.申请机构展业计划不具备可行性的；
4.申请机构不符合专业化经营要求，偏离私募基金主业的；
5.申请机构存在大额未清偿负债，或负债超过净资产50%的；
6.申请机构股权代持或股权结构不清晰的；
7.申请机构实际控制关系不稳定的；
8.申请机构通过构架安排规避关联方或实际控制人要求的；
9.申请机构员工、高管人员挂靠，或者专业胜任能力不足的；
10.申请机构在协会反馈意见后6个月内未补充提交登记申请材料的。
三、登记备案项目过程中应确保以下内容符合规定
（一）注册地址与实际经营地
1.基金业协会允许私募机构实际经营地与注册地址不一致，但应充分说明分离的合理性；
2.办公场所应具备独立性，写字楼外观照和前台照片应上传基金业协会。
（二）经营范围与主营业务
1.申请机构的名称和经营范围中应当包含“基金管理”、“投资管理”、“资产管理”、“股权投资”、“创业投资”等相关字样；
2.申请前已实际展业的，应当说明展业的具体情况，并对此事项可能存在影响今后展业的风险进行特别说明；
3.若已存在使用自有资金投资的，应确保私募基金财产与私募基金管理人自有财产之间独立运作，分别核算；
4.应当遵循专业化运营原则，主营业务清晰，不得兼营与私募基金管理无关或存在利益冲突的其他业务。
（三）实缴注册资本
实缴比例应当不低于总注册资本的25%，且实缴出资额建议应当大于申请机构6个月的人工薪酬、房屋租金等日常运营开支。
（四）出资人与实际控制人
1.出资人不应当同时从事与私募业务可能存在利益冲突的活动；
2.出资人、实际控制人不得为资产管理产品；
3.出资人应当以货币财产出资；
4.出资人应当保证资金来源真实合法且不受制于任何第三方；
5.申请机构应保证股权结构清晰，不应当存在股权代持情形；
6.出资人应具备与其认缴资本金额相匹配的出资能力，并提供相应的证明材料；
7.不应存在股权结构层级过多、循环出资、交叉持股等情形；
8.应确保股权的稳定性，对于申请登记前一年内发生股权变更的，申请机构应详细说明变更原因。
（五）高级管理人员
1.应当已取得基金从业资格；
2.应当与任职机构签署劳动合同，并由任职机构缴存社保；
3.负责私募合规/风控的高管人员，应当独立地履行对内部控制监督、检查、评价、报告和建议的职能，对因失职渎职导致内部控制失效造成重大损失的，应当承担相关责任；
4.申请机构负责投资的高管人员，应当具备相应的投资能力；
5.除法定代表人外，私募基金管理人的其他高管人员原则上不应兼职；若有兼职情形，应当提供兼职合理性相关证明材料（包括但不限于兼职的合理性、胜任能力、如何公平对待服务对象、是否违反竞业禁止规定等材料），同时兼职高管人员数量应不高于申请机构全部高管人员数量的1/2；
6.私募基金管理人的兼职高管人员应当合理分配工作精力；
7.对于在一年内变更2次以上任职机构的私募高管人员，协会将重点关注其变更原因及诚信情况。
（六）其他从业人员
1.申请机构员工总人数不应低于5人，申请机构的一般员工不得兼职；
2.从业人员应当遵守竞业禁止原则，不应同时从事与私募业务可能存在利益冲突的活动；
3.应当与申请机构签署劳动合同，并由申请机构缴存社保。
（七）关联方
1.应充分披露关联方【子公司（持股5%以上的金融机构、上市公司及持股20%以上的其他企业）、分支机构、其他关联方（受同一控股股东/实际控制人控制的金融机构、私募基金管理人、投资类企业、冲突业务企业、投资咨询及金融服务企业等）】基本工商登记资料、相关机构业务开展情况、相关机构是否已登记为私募基金管理人、与申请机构是否存在业务往来等；
2.关联方中有私募基金管理人的，申请机构应在关联方中的私募基金管理人实际展业并完成首只私募基金备案后，再提交申请机构私募基金管理人登记申请；
3.关联方存在已从事私募基金业务但未登记为私募基金管理人的情形,申请机构应先办理其关联方私募基金管理人登记；
4.同一实际控制人下再有新申请机构的，应当说明设置多个私募基金管理人的目的与合理性、业务方向区别、如何避免同业化竞争等问题；该实际控制人及其控制的已登记关联私募基金管理人需书面承诺，在新申请机构展业中出现违法违规情形时，应当承担相应的合规连带责任和自律处分后果；申请机构的第一大股东及实际控制人应当书面承诺在完成私募基金管理人登记后，继续持有申请机构股权或实际控制不少于三年。
（八）内控机制与财务情况
1.申请机构应当建立健全内部控制机制，明确内部控制职责，完善内部控制措施，强化内部控制保障，持续开展内部控制评价和监督；
2.应建立健全财务制度；
3.申请机构提交私募登记申请时，不应存在到期未清偿债务、资产负债比例较高、大额或有负债等可能影响机构正常运作情形；
4.申请机构与关联方存在资金往来的，应保证资金往来真实合理；
5.若已存在使用自有资金投资的，应确保私募基金财产与私募基金管理人自有财产之间独立运作，分别核算。
（九）拟备案产品
应当提供拟备案基金产品要素表及其运作说明。其中需要注意：
1.基金名称不得明示、暗示基金投资活动不受损失或者承诺最低收益，不得含有“安全”、“保险”、“避险”、“保本”、“稳赢”等可能误导或者混淆投资人判断的字样，不得违规使用“高收益”、“无风险”等与私募投资基金风险收益特征不匹配的表述；
2.基金名称不得含有虚假记载和误导性陈述，不得对投资业绩进行预测，不得在未提供客观证据的情况下使用“最佳业绩”、“最大规模”、“名列前茅”、“最强”、“500倍”等夸大或误导基金业绩的字样；
3.未经合法授权，私募投资基金名称中不得非法使用知名人士姓名、知名机构的名称或者商号；
4.基金名称不得使用“资管计划”、“信托计划”、“专户”、“理财产品”等容易与金融机构发行的资产管理产品混淆的相同或相似字样；
5.基金名称应当列明体现基金业务类别的字样，且应当与基金合同、合伙协议或者公司章程约定的基金投资范围、投资方向和风险收益特征保持一致；
6.私募证券投资基金名称中可以使用“股票投资”、“混合投资”、“固定收益投资”、“期货投资”或者其他体现具体投资领域特点的字样。如未体现具体投资领域特点，则应当使用“证券投资”字样；
7.私募股权投资基金名称中可以使用“创业投资”、“并购投资”、“基础设施投资”或者其他体现具体投资领域特点的字样。如未体现具体投资领域特点，则应当使用“股权投资”字样；
8.契约型私募投资基金名称中应当包含“私募”及“基金”字样，避免与公开募集投资基金混淆，应当简单明了，列明私募投资基金管理人全称或能清晰代表私募投资基金管理人名称的简称；有分级安排的，应当含有“分级”或“结构化”字样；
9.同一私募投资基金管理人管理相同策略的系列契约型私募投资基金，在系列私募投资基金名称中原则上应当使用连续的中文大小写数字、阿拉伯数字或字母进行区分。
（十）组织架构、管理团队的稳定性
申请登记机构应保证其组织架构、管理团队的稳定性，承诺在备案完成第一只基金产品前，不进行法定代表人、控股股东或实际控制人的重大事项变更；不随意更换总经理、合规风控负责人等高级管理人员。